Die A1-Frage beginnt vor der Fahrt
Eine A1-Bescheinigung weist nach, welche Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit auf eine Person bei einem grenzüberschreitenden Sachverhalt anzuwenden sind. Relevant kann das etwa sein, wenn ein in Deutschland beschäftigter Monteur vorübergehend auf einer Baustelle in einem anderen EU- oder EWR-Staat, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich arbeitet.
Nicht jeder Fall ist gleich: Entsendung, gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Staaten oder selbstständige Tätigkeit folgen unterschiedlichen Prüfwegen. Deshalb sollte der Sachverhalt vor dem ersten Einsatz geklärt werden.
Der Antrag läuft elektronisch über den vorgesehenen Meldeweg
Nach den aktuellen Informationen der DVKA sind Anträge auf A1-Bescheinigungen seit dem 1. Januar 2025 ausschließlich elektronisch zu stellen. Arbeitgeber nutzen dafür in der Regel ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal.
Welche Stelle den Antrag prüft, hängt unter anderem vom Versicherungsstatus ab. Für gesetzlich Krankenversicherte ist typischerweise die Krankenkasse zuständig; in anderen Fällen können Rentenversicherung oder eine berufsständische Versorgungseinrichtung zuständig sein.
- Person und Art des grenzüberschreitenden Einsatzes klären
- Einsatzstaat und voraussichtlichen Zeitraum bestimmen
- passenden elektronischen Antrag auswählen
- zuständige Stelle anhand des Versicherungsstatus prüfen
- Eingangsbestätigung und spätere Bescheinigung dem Vorgang zuordnen
Antragsbestätigung und Bescheinigung nicht verwechseln
Nach elektronischer Antragstellung wird zunächst eine Bestätigung über den Antrag übermittelt. Die eigentliche A1-Bescheinigung folgt, wenn die zuständige Stelle nach Prüfung feststellt, dass die entsprechenden Rechtsvorschriften gelten.
ZendWerk kann beide Statusstufen getrennt sichtbar halten. Es stellt die A1-Bescheinigung nicht selbst aus und ersetzt keine sozialversicherungsrechtliche Prüfung.
Person, Land, Baustelle und Zeitraum müssen zusammenpassen
Ein isoliertes Dokument im Personalordner hilft wenig, wenn unklar bleibt, für welchen Zeitraum und welchen Einsatz es vorgesehen war. Im Betrieb sollten Auslandsauftrag, Reise- und Baustellendaten sowie Antragsstatus miteinander verknüpft sein.
ZendWerk macht fehlende oder zeitlich unpassende Zuordnungen für berechtigte Verantwortliche sichtbar. Da A1-Dokumente personenbezogene Daten enthalten, sollten Zugriff, Aufbewahrung und Löschung zudem datenschutzgerecht geregelt werden.