Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich, Anbieter und Rangfolge

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für sämtliche Verträge über die Bereitstellung und Nutzung der cloudbasierten Software ZendWerk einschließlich zugehöriger Web-, PWA-, Mobil-, Schnittstellen-, Support-, Einrichtungs- und Zusatzleistungen.

1.2 Anbieter und Vertragspartner ist ZendWerk, Inhaber Justin Wohlfahrt, Ahornstr. 15, 38239 Salzgitter, Deutschland („ZendWerk“). Kontakt: info@zendwerk.de, Telefon 05341 8964827.

1.3 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen („Kunden“). Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.

1.4 Individuelle Angebote und Auftragsbestätigungen haben Vorrang vor diesen AGB. Danach gelten eine gegebenenfalls geschlossene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, besondere Leistungs- oder Servicebeschreibungen, diese AGB und schließlich die allgemeine Produktbeschreibung. Zwingendes Recht bleibt unberührt.

1.5 Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn ZendWerk ihnen ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Diese AGB können vor Vertragsschluss abgerufen, gespeichert und ausgedruckt werden.

2. Begriffe

2.1 „Software“ bezeichnet die von ZendWerk bereitgestellte Anwendung einschließlich der gebuchten Module. „Kundenkonto“ ist der einem Betrieb zugeordnete Mandant. „Autorisierte Benutzer“ sind vom Kunden zugelassene natürliche Personen. „Kundendaten“ sind sämtliche vom Kunden oder seinen Benutzern eingegebenen, hochgeladenen, importierten, erzeugten oder über Schnittstellen eingebrachten Daten und Dateien.

2.2 „Tarif“ bezeichnet das gebuchte Leistungspaket. „Abrechnungszeitraum“ ist der im Bestellvorgang ausgewählte monatliche, jährliche oder sonst ausdrücklich vereinbarte Zeitraum. „Zusatzleistung“ oder „Add-on“ bezeichnet eine separat buchbare Funktion oder Dienstleistung.

3. Registrierung und Vertragsschluss

3.1 Produktdarstellungen und Preisangaben auf der Website sind noch kein verbindliches Angebot. Mit Abschluss der Registrierung gibt der Kunde ein Angebot auf einen unentgeltlichen Testnutzungsvertrag ab. ZendWerk nimmt dieses Angebot durch Freischaltung des Kundenkontos oder ausdrückliche Bestätigung an.

3.2 Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde im Bestellprozess die zahlungspflichtige Bestellung bestätigt und ZendWerk diese bestätigt, den gebuchten Tarif freischaltet oder mit der Leistung beginnt. Bei individuellen Angeboten kommt der Vertrag durch Annahme des Angebots in Textform zustande.

3.3 Die für den Kunden handelnde Person versichert, zum Vertragsschluss und zur Verwaltung des Kundenkontos berechtigt zu sein. Registrierungs- und Rechnungsdaten müssen vollständig, richtig und aktuell sein.

3.4 ZendWerk kann eine Registrierung aus sachlichem Grund ablehnen, insbesondere bei unrichtigen Angaben, Missbrauchsverdacht, fehlender Unternehmereigenschaft oder früheren erheblichen Vertragsverstößen.

4. Kostenlose Testphase

4.1 Soweit im Registrierungsprozess nichts anderes angezeigt wird, erhält der Kunde eine kostenlose Testphase von sieben Kalendertagen mit erweitertem Funktionsumfang. Für die Registrierung ist keine Kreditkarte erforderlich.

4.2 Die Registrierung allein geht nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Vertrag über. Wählt der Kunde während der Testphase ausdrücklich einen kostenpflichtigen Tarif, ergeben sich Beginn der Zahlungspflicht und der erste Abrechnungszeitraum aus der Bestellübersicht und der Bestätigung.

4.3 Nach Ablauf der Testphase darf ZendWerk den Funktionsumfang auf einen Basiszugang beschränken. ZendWerk kann inaktive Testkonten nach vorheriger Benachrichtigung löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder anderweitigen Vereinbarungen entgegenstehen.

4.4 Pro Kunde darf grundsätzlich nur eine Testphase genutzt werden. ZendWerk darf Mehrfachregistrierungen zur Umgehung dieser Begrenzung zusammenführen oder beenden.

5. Leistungsumfang und Bereitstellung

5.1 ZendWerk stellt die Software während der Vertragsdauer am Ausgang des von ZendWerk eingesetzten Rechenzentrums zur Nutzung über das Internet bereit. Geschuldet sind die im gebuchten Tarif oder individuellen Angebot beschriebenen Funktionen, Kontingente und gegebenenfalls Service-Level.

5.2 Die Herstellung und Aufrechterhaltung der Datenverbindung vom Endgerät des Kunden bis zum Übergabepunkt, geeignete Endgeräte, aktuelle unterstützte Browser, Betriebssysteme und lokale Sicherheitsmaßnahmen liegen im Verantwortungsbereich des Kunden.

5.3 Leistungsangaben zu GoBD-orientierten Abläufen, DATEV-Exporten, ZUGFeRD, XRechnung, GAEB, ELSTER oder sonstigen Standards beziehen sich auf die jeweils dokumentierte technische Unterstützung. Eine Zertifizierung oder Garantie der rechtlichen Ordnungsmäßigkeit des gesamten Betriebs des Kunden ist damit nicht verbunden.

5.4 Ein Anspruch auf Herausgabe des Quellcodes, auf eine bestimmte technische Architektur oder auf Installation in der Infrastruktur des Kunden besteht nur, wenn dies für einen Enterprise- oder On-Premise-Vertrag ausdrücklich vereinbart wurde.

6. Nutzungsrechte und Benutzerkonten

6.1 ZendWerk räumt dem Kunden für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software im vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.

6.2 Autorisierte Benutzer müssen dem Betrieb des Kunden zugeordnet oder aufgrund eines zulässigen Auftrags für ihn tätig sein. Gemeinsame Benutzerkonten dürfen nur verwendet werden, wenn die Software sie ausdrücklich vorsieht. Persönliche Zugangsdaten dürfen nicht geteilt werden.

6.3 Der Kunde verwaltet Rollen und Berechtigungen und ist dafür verantwortlich, ausgeschiedene oder nicht mehr berechtigte Benutzer unverzüglich zu deaktivieren. Handlungen autorisierter Benutzer werden dem Kunden zugerechnet.

6.4 Gesetzlich zwingende Rechte zur Dekompilierung oder Interoperabilität bleiben unberührt. Im Übrigen sind Reverse Engineering, Umgehung technischer Schutzmaßnahmen, automatisiertes Auslesen außerhalb freigegebener Schnittstellen, Weiterverkauf, Vermietung oder Bereitstellung an Dritte untersagt.

7. Pflichten des Kunden

7.1 Der Kunde nutzt ZendWerk ausschließlich rechtmäßig, vertragsgemäß und innerhalb der gebuchten Kontingente. Er darf keine Schadsoftware, rechtswidrigen Inhalte, unberechtigten personenbezogenen Daten oder Inhalte einstellen, die Rechte Dritter verletzen.

7.2 Untersagt sind insbesondere Sicherheitsangriffe, Belastungstests ohne Zustimmung, Spam, Täuschung über Identitäten, Umgehung von Tarifgrenzen, automatisierte Massennutzung ohne freigegebene API sowie die Nutzung für verbotene, diskriminierende oder sonst rechtswidrige Entscheidungen.

7.3 Der Kunde schützt Zugangsdaten und Geräte nach dem Stand der Technik, meldet vermutete Kompromittierungen unverzüglich und sorgt für angemessene interne Berechtigungskonzepte. Er ist für Weisungen und Schulung seiner Benutzer verantwortlich.

7.4 Der Kunde prüft vor produktiver Nutzung, ob ZendWerk seine fachlichen, gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen erfüllt. Er kontrolliert insbesondere Empfänger, Beträge, Steuerangaben, Arbeitszeiten, Lohnwerte, Fristen und Dokumenteninhalte vor Versand, Einreichung oder Buchung.

8. Kundendaten und Rechte an Inhalten

8.1 Rechte an Kundendaten verbleiben beim Kunden oder dem jeweiligen Rechteinhaber. Der Kunde räumt ZendWerk für die Vertragsdauer die Rechte ein, die technisch erforderlich sind, um Kundendaten zu speichern, zu vervielfältigen, zu übertragen, zu konvertieren, zu sichern und entsprechend den Weisungen des Kunden anzuzeigen oder zu verarbeiten.

8.2 Der Kunde gewährleistet, dass er über die erforderlichen Rechte und Rechtsgrundlagen verfügt. Dies gilt insbesondere für Beschäftigten-, Kunden-, Bewerber-, Kommunikations-, Standort-, Foto-, Video-, Signatur-, Bank- und Abrechnungsdaten.

8.3 ZendWerk erwirbt kein Eigentum an Kundendaten und nutzt personenbezogene Kundendaten nicht zu eigenen Werbezwecken. Eine statistische Nutzung ist nur zulässig, wenn Daten wirksam anonymisiert und nicht mehr einem Kunden oder einer Person zugeordnet werden können.

8.4 Hinweise, Ideen und freiwilliges Feedback darf ZendWerk unentgeltlich zur Verbesserung des Produkts verwenden, sofern darin keine vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Daten enthalten sind.

9. Tarife, Kontingente und Zusatzleistungen

9.1 Maßgeblich sind die im Bestellprozess oder individuellen Angebot ausgewiesenen Tarife, Benutzer- und Mitarbeitergrenzen, Rechnungs- oder Scan-Kontingente, Module, Speichergrenzen und Supportleistungen.

9.2 Verbrauchsabhängige Entgelte, zusätzliche Mitarbeiter, Nachrichten-, KI-, Speicher- oder Transaktionskontingente werden nur berechnet, wenn dies vor der Buchung oder Aktivierung transparent angezeigt oder individuell vereinbart wurde.

9.3 Add-ons haben die in der Buchungsansicht ausgewiesene Laufzeit. Ihre Kündigung beendet nicht automatisch den Haupttarif; die Beendigung des Haupttarifs beendet spätestens zum selben Zeitpunkt auch abhängige Add-ons.

9.4 Aktionspreise, Gutscheine, Affiliate-Guthaben und sonstige Vorteile gelten nach den bei Einlösung angezeigten Bedingungen. Nicht kombinierbare Vorteile werden vor Abschluss der Buchung kenntlich gemacht.

10. Vergütung, Abrechnung und Zahlung

10.1 Es gelten die bei der Bestellung oder im individuellen Angebot ausgewiesenen Preise. Gegenüber Kunden in Deutschland verstehen sie sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt. Bei einem im Bestellprozess ausgewiesenen Jahrestarif beträgt der Jahrespreis 85 % der Summe von zwölf monatlichen Tarifpreisen; dies entspricht einem Rabatt von 15 % gegenüber zwölf einzelnen Monatszahlungen. Maßgeblich ist stets der vor der Bestellung angezeigte Gesamtpreis.

10.2 Von ZendWerk autorisierte Vertriebspartner können Aktionscodes für Jahrestarife ausgeben. Wird ein gültiger Code im Bestellprozess wirksam eingelöst, erhöht sich der Rabatt um weitere 10 Prozentpunkte auf insgesamt 25 % gegenüber zwölf monatlichen Zahlungen; der Jahrespreis beträgt dann 75 % der Summe von zwölf monatlichen Tarifpreisen. Der zusätzliche Rabatt wird damit ausdrücklich nicht nacheinander auf den bereits reduzierten Preis berechnet. Gültigkeitszeitraum, betroffene Tarife und etwaige weitere Bedingungen werden bei Ausgabe des Codes oder im Bestellprozess angezeigt. Codes sind nicht rückwirkend einlösbar und, sofern nicht ausdrücklich anders ausgewiesen, nicht miteinander oder mit anderen Aktionen kombinierbar.

10.3 Wiederkehrende Entgelte werden zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums fällig. Bei jährlicher Abrechnung wird der gesamte rabattierte Jahrespreis im Voraus für zwölf Monate berechnet. Die Abrechnung erfolgt elektronisch. Zahlungen im Online-Checkout werden über den angezeigten Zahlungsdienstleister, derzeit regelmäßig per Karte über Stripe, abgewickelt. Es gelten ergänzend die Bedingungen des Zahlungsdienstleisters für dessen Zahlungsdienste.

10.4 Der Kunde ermächtigt den Zahlungsdienstleister, fällige wiederkehrende Entgelte entsprechend der Buchung einzuziehen. Er hält Zahlungs- und Rechnungsdaten aktuell. Bei fehlgeschlagenen Zahlungen kann ZendWerk angemessene Wiederholungsversuche durchführen und den Kunden zur Aktualisierung auffordern.

10.5 Im Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugsfolgen. Nach Mahnung und angemessener Frist darf ZendWerk kostenpflichtige Funktionen sperren. Die Zahlungspflicht und der Zugriff auf zur Zahlung oder Datensicherung erforderliche Bereiche bleiben im gesetzlich zulässigen Umfang unberührt.

10.6 Eine Aufrechnung ist nur mit unbestrittenen, anerkannten oder rechtskräftig festgestellten Forderungen sowie mit Forderungen aus demselben Vertragsverhältnis zulässig. Zurückbehaltungsrechte dürfen nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis ausgeübt werden.

11. Tarifwechsel und Preisänderungen

11.1 Upgrades können sofort wirksam werden. Bereits gezahlte Entgelte werden dabei nach der im Bestellprozess ausgewiesenen Methode anteilig angerechnet; Mehrbeträge können zeitanteilig abgerechnet werden. Downgrades werden grundsätzlich zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam, sofern nicht anders angezeigt.

11.2 Ein Downgrade kann Funktionen oder Kontingente reduzieren. ZendWerk weist vor Bestätigung auf wesentliche Auswirkungen hin. Der Kunde exportiert oder reduziert betroffene Daten rechtzeitig; eine automatische Löschung allein durch den Tarifwechsel erfolgt nicht ohne gesonderten Hinweis.

11.3 ZendWerk kann Preise für künftige Abrechnungszeiträume ändern. Preisänderungen werden mindestens sechs Wochen vorher in Textform angekündigt und gelten frühestens mit der nächsten Vertragsverlängerung. Der Kunde kann bis zum Wirksamwerden kündigen. Bereits bezahlte Festlaufzeiten bleiben unverändert.

12. Verfügbarkeit, Wartung und höhere Gewalt

12.1 Sofern kein gesondertes Service-Level vereinbart ist, schuldet ZendWerk keine bestimmte prozentuale Verfügbarkeit. ZendWerk betreibt die Software mit der im Markt für vergleichbare Dienste üblichen Sorgfalt und arbeitet daran, Störungen innerhalb angemessener Zeit zu beheben.

12.2 Planbare Wartungen werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt und bei voraussichtlich erheblicher Beeinträchtigung vorab angekündigt. Sicherheitskritische Wartungen dürfen ohne Vorankündigung erfolgen.

12.3 Nicht als von ZendWerk zu vertretende Ausfallzeit gelten insbesondere Störungen der kundenseitigen Verbindung oder Geräte, Ausfälle außerhalb des Einflussbereichs von ZendWerk, Angriffe Dritter trotz angemessener Schutzmaßnahmen und Ereignisse höherer Gewalt. ZendWerk informiert über erhebliche Störungen, soweit dies möglich und sicher ist.

13. Produktänderungen und Updates

13.1 ZendWerk darf die Software weiterentwickeln, Sicherheitsupdates einspielen und Funktionen ändern, soweit dies zur Sicherheit, Rechtskonformität, technischen Weiterentwicklung oder Verbesserung erforderlich ist und die vertraglich vorausgesetzte Kernnutzung nicht unangemessen beeinträchtigt.

13.2 Wesentliche nachteilige Änderungen oder die Einstellung einer Kernfunktion werden mit angemessener Frist angekündigt. Ist dem Kunden die Fortsetzung unzumutbar und wird keine gleichwertige Alternative angeboten, kann er den betroffenen Vertragsteil zum Änderungszeitpunkt außerordentlich kündigen; vorausbezahlte Entgelte werden anteilig erstattet.

13.3 Änderungen zur Abwehr akuter Sicherheits-, Missbrauchs- oder Rechtsrisiken dürfen sofort erfolgen. ZendWerk informiert hierüber nachträglich, soweit keine Sicherheits- oder Rechtsgründe entgegenstehen.

14. Support und Mitwirkung

14.1 Art, Umfang, Kontaktweg und Reaktionsziele des Supports richten sich nach dem gebuchten Tarif oder individuellen Angebot. Reaktionszeiten sind keine Lösungszeiten, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.

14.2 Der Kunde beschreibt Fehler reproduzierbar, nennt betroffene Funktionen und Zeitpunkte und stellt erforderliche Protokoll- oder Beispieldaten datensparsam bereit. Remote-Zugriffe erfolgen nur nach Freigabe und im vereinbarten Umfang.

14.3 Schulungen, Datenmigrationen, Individualentwicklungen, On-Premise-Leistungen und fachliche Beratung sind nur geschuldet, wenn sie gesondert vereinbart wurden.

15. Schnittstellen und Drittanbieter

15.1 ZendWerk kann Schnittstellen zu Zahlungs-, E-Mail-, Karten-, Nachrichten-, Steuer-, Buchhaltungs-, Bank-, KI- oder sonstigen Drittanbietern bereitstellen. Die Nutzung kann ein eigenes Konto und die Zustimmung zu Bedingungen des Drittanbieters erfordern.

15.2 ZendWerk ist nicht Vertragspartner der vom Kunden selbst beauftragten Drittleistung. Für deren Verfügbarkeit, Preisgestaltung, Datenbestände oder Änderungen ist ZendWerk nur verantwortlich, soweit ZendWerk die Störung selbst verursacht hat oder ausdrücklich eine bestimmte Integration als eigene Leistung schuldet.

15.3 Der Kunde ermächtigt ZendWerk, die für die aktivierte Integration erforderlichen Kundendaten an den ausgewählten Dienst zu übertragen und von dort abzurufen. Er verwaltet Zugangsschlüssel und Berechtigungen und widerruft sie bei Wegfall des Zwecks.

15.4 Änderungen externer Schnittstellen können Anpassungen oder eine Einstellung der Integration erforderlich machen. Ziffer 13 gilt entsprechend.

16. Mobile Nutzung und Offline-Synchronisierung

16.1 Soweit Offline-Funktionen bereitgestellt werden, können Daten vorübergehend auf dem verwendeten Endgerät gespeichert und nach Wiederherstellung der Verbindung synchronisiert werden.

16.2 Der Kunde schützt solche Geräte durch Zugriffssperre, aktuelle Software und angemessene Gerätesicherheit. Vor Gerätewechsel, Zurücksetzen, Browserbereinigung oder Deinstallation prüft er, ob noch nicht synchronisierte Daten vorhanden sind.

16.3 Bei gleichzeitigen Änderungen können technisch bedingte Konflikte entstehen. Maßgeblich ist der nach der dokumentierten Synchronisationslogik gespeicherte Stand. Erkennbare Konflikte oder fehlgeschlagene Übertragungen sind vom Kunden zeitnah zu prüfen und zu melden.

17. KI-Funktionen

17.1 Als KI gekennzeichnete Funktionen können Eingaben, Dokumente oder andere vom Kunden ausgewählte Daten verarbeiten, um Vorschläge, Extraktionen, Zusammenfassungen oder Entwürfe zu erzeugen. Je nach Funktion können hierfür externe KI-Dienstleister als Unterauftragnehmer eingesetzt werden.

17.2 Der Kunde verwendet nur Eingaben, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist. Er übermittelt keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, Geschäftsgeheimnisse oder sonst besonders schutzbedürftigen Inhalte, wenn dies für den konkreten Zweck nicht erforderlich und datenschutzrechtlich abgesichert ist.

17.3 KI-Ausgaben können trotz plausibler Darstellung unvollständig, ungenau oder fehlerhaft sein. Sie sind Vorschläge und müssen vor Nutzung durch eine fachkundige Person geprüft werden. KI-Ausgaben dürfen nicht ungeprüft als verbindliche Rechts-, Steuer-, Lohn-, Sicherheits-, Medizin- oder Finanzberatung, als alleinige Entscheidungsgrundlage über Personen oder für sonstige Hochrisikozwecke eingesetzt werden.

17.4 Der Kunde beachtet Kennzeichnungs-, Transparenz- und Informationspflichten für KI-generierte Inhalte. Er darf KI-Funktionen nicht zur Entwicklung konkurrierender Modelle, zur Umgehung von Schutzmechanismen, für rechtswidrige Profilbildung, Manipulation, Diskriminierung oder täuschende Inhalte einsetzen.

17.5 Rechte an Eingaben verbleiben beim Kunden. An rechtlich schutzfähigen Ausgaben erhält der Kunde die für seine betriebliche Nutzung erforderlichen Rechte, soweit ZendWerk darüber verfügen kann. Eine Ausschließlichkeit oder Schutzfähigkeit von KI-Ausgaben wird nicht zugesichert.

18. Buchhaltung, Lohn, Steuern und E-Rechnung

18.1 ZendWerk unterstützt kaufmännische und organisatorische Prozesse, ersetzt aber keine individuelle Rechts-, Steuer-, Lohn- oder Unternehmensberatung. Der Kunde bleibt für richtige Stammdaten, Kontierungen, Steuersätze, Fristen, Erklärungen, Abrechnungen und Meldungen verantwortlich.

18.2 Vor Versand oder Einreichung sind Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Lohnabrechnungen, Exporte und elektronische Formate vom Kunden zu prüfen. Insbesondere kontrolliert er Pflichtangaben, Rechenwerte, Empfänger, Bankdaten, Leistungszeiträume und die zum jeweiligen Zeitpunkt geltenden Formatvorgaben.

18.3 Funktionen zur Festschreibung, Protokollierung und Archivierung unterstützen den Kunden bei ordnungsgemäßen Prozessen. Die GoBD-Konformität hängt jedoch auch von Organisation, Verfahrensdokumentation, Berechtigungen und tatsächlicher Nutzung beim Kunden ab.

18.4 Der Kunde entscheidet nach den für ihn geltenden gesetzlichen Fristen über Aufbewahrung und Löschung. Soweit Funktionen eine vorzeitige Löschung verhindern oder protokollieren, dient dies der Nachvollziehbarkeit und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.

19. Börse, Community und Kommunikation

19.1 Soweit ZendWerk eine Auftrags-, Subunternehmer-, Stellen-, Community-, Chat- oder sonstige Kommunikationsfunktion anbietet, stellt ZendWerk hierfür die technische Plattform bereit. Verträge zwischen Kunden oder anderen Plattformnutzern werden ausschließlich zwischen diesen geschlossen; ZendWerk wird nicht Partei und schuldet nicht deren Leistung.

19.2 Nutzerinhalte müssen sachlich, rechtmäßig und frei von Rechten Dritter sein. Unzulässig sind insbesondere beleidigende, diskriminierende, irreführende, wettbewerbswidrige, jugendgefährdende oder strafbare Inhalte sowie Spam.

19.3 ZendWerk darf gemeldete Inhalte prüfen, den Zugriff darauf vorläufig beschränken und sie bei einem hinreichenden Rechts- oder Vertragsverstoß entfernen. Gesetzliche Melde-, Auskunfts- und Begründungspflichten bleiben unberührt.

20. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

20.1 Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch ZendWerk als Verantwortlicher wird in der Datenschutzerklärung beschrieben.

20.2 Soweit ZendWerk personenbezogene Kundendaten im Auftrag verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und ZendWerk Auftragsverarbeiter. In diesem Fall wird vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung („AVV“) nach Art. 28 DSGVO Bestandteil des Vertrags. Die wesentlichen Verarbeitungskategorien sind in Anlage 2 beschrieben; die gesonderte AVV geht vor.

20.3 Der Kunde ist für Zulässigkeit, Rechtsgrundlagen, Informationspflichten, Weisungen, Löschkonzepte und die Bearbeitung von Betroffenenrechten verantwortlich. ZendWerk unterstützt ihn im gesetzlich und vertraglich geschuldeten Umfang.

20.4 Kundendaten werden primär in Deutschland verarbeitet, soweit Produktbeschreibung, AVV oder Unterauftragnehmerliste nichts Abweichendes transparent ausweisen. Drittlandübermittlungen erfolgen nur bei einer zulässigen Grundlage und angemessenen Schutzmaßnahmen.

21. Informationssicherheit und Datensicherung

21.1 ZendWerk trifft unter Berücksichtigung von Stand der Technik, Implementierungskosten, Art, Umfang, Umständen und Zwecken der Verarbeitung sowie Risiken angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffe, verschlüsselte Übertragung, Schutz von Passwörtern und ausgewählten sensiblen Daten, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge sowie technische Sicherungen.

21.2 Technische Sicherungen dienen der Wiederherstellung des Dienstes und sind kein vom Kunden frei verfügbares Langzeitarchiv. Der Kunde exportiert geschäftskritische Daten in angemessenen Abständen und bewahrt exportierte Unterlagen entsprechend seinen gesetzlichen Pflichten auf.

21.3 ZendWerk informiert den Kunden über bestätigte Sicherheitsvorfälle mit Bezug zu seinen Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Pflichten. Der Kunde meldet Sicherheitsvorfälle in seiner Sphäre unverzüglich an info@zendwerk.de.

22. Vertraulichkeit

22.1 Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei geheim, schützen sie mindestens mit der Sorgfalt eigener vergleichbarer Informationen und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung.

22.2 Nicht vertraulich sind Informationen, die rechtmäßig öffentlich bekannt sind, ohne Pflichtverletzung bekannt werden, nachweislich unabhängig entwickelt oder rechtmäßig von einem Dritten erlangt wurden.

22.3 Eine Offenlegung ist gegenüber zur Verschwiegenheit verpflichteten Mitarbeitenden, Beratern und Unterauftragnehmern sowie aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Pflicht zulässig. Soweit rechtlich erlaubt, wird die andere Partei vorher informiert.

22.4 Die Vertraulichkeitspflicht gilt für fünf Jahre nach Vertragsende, für Geschäftsgeheimnisse solange deren Eigenschaft als Geschäftsgeheimnis besteht und für personenbezogene Daten nach den anwendbaren Datenschutzvorschriften.

23. Mängelrechte

23.1 Für die laufende Softwarebereitstellung gelten die gesetzlichen Mängelrechte des Mietrechts, soweit diese AGB nichts wirksam Abweichendes regeln. Die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB wird ausgeschlossen.

23.2 Der Kunde meldet Mängel unverzüglich mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. Unterbleibt eine rechtzeitige Meldung, gilt § 536c BGB entsprechend. ZendWerk darf zunächst nacherfüllen, insbesondere durch Fehlerbehebung, Update oder zumutbare Umgehungslösung.

23.3 Kein Mangel liegt vor, soweit eine Beeinträchtigung auf nicht unterstützten Systemen, vertragswidriger Nutzung, kundenseitigen Änderungen, fehlender Mitwirkung oder einer außerhalb des Verantwortungsbereichs von ZendWerk gestörten Drittleistung beruht.

23.4 Eine Minderung darf nicht durch einseitigen Abzug von laufenden Zahlungen erfolgen, sofern der Minderungsanspruch nicht unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist. Das Recht zur Rückforderung bleibt unberührt.

24. Haftung

24.1 ZendWerk haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie und in sonstigen Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.

24.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

24.3 Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die vorstehenden Begrenzungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen von ZendWerk.

24.4 Bei einem von ZendWerk zu vertretenden Datenverlust umfasst der ersatzfähige Wiederherstellungsaufwand den Aufwand, der bei ordnungsgemäßer, dem Risiko angemessener Datensicherung und Nutzung verfügbarer Exportmöglichkeiten typischerweise erforderlich wäre. Zwingende Haftung sowie Pflichten von ZendWerk zur eigenen Datensicherung bleiben unberührt.

24.5 ZendWerk haftet nicht für die fachliche Entscheidung des Kunden, KI-Ausgaben oder ungeprüfte Dokumente, Buchungen, Meldungen oder Exporte zu verwenden. Dies gilt nicht, soweit ein eigener Mangel der Software oder eine Pflichtverletzung von ZendWerk den Schaden verursacht hat.

25. Freistellung bei Ansprüchen Dritter

25.1 Verletzt der Kunde schuldhaft Rechte Dritter oder geltendes Recht durch Kundendaten, Plattforminhalte oder vertragswidrige Nutzung, stellt er ZendWerk von berechtigten Ansprüchen Dritter und angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung frei.

25.2 ZendWerk informiert den Kunden unverzüglich, überlässt ihm soweit angemessen die Verteidigung und schließt ohne seine Zustimmung keinen Vergleich, der ihm nicht nur Zahlungspflichten von ZendWerk auferlegt. Die Freistellung entfällt, soweit ZendWerk den Anspruch selbst verursacht hat.

26. Sperrung und Maßnahmen bei Verstößen

26.1 ZendWerk darf den Zugang ganz oder teilweise vorübergehend sperren, wenn dies zur Abwehr einer konkreten Sicherheitsgefahr, zur Verhinderung erheblicher Rechtsverletzungen, aufgrund behördlicher Anordnung oder wegen Zahlungsverzugs nach Ziffer 10.4 erforderlich ist.

26.2 Die Maßnahme wird auf das erforderliche Maß beschränkt. ZendWerk informiert den Kunden grundsätzlich vorher und gibt Gelegenheit zur Abhilfe; bei Gefahr im Verzug kann die Information nachträglich erfolgen.

26.3 Während einer Sperrung werden Kundendaten nicht allein wegen der Sperrung gelöscht. Soweit sicher und rechtlich zulässig, bleibt ein Export oder eine unterstützte Herausgabe möglich.

27. Laufzeit und ordentliche Kündigung

27.1 Die Vertragslaufzeit richtet sich nach der Bestellung: monatliche Tarife laufen jeweils einen Monat, jährliche Tarife zwölf Monate und zweijährige Tarife 24 Monate. Individuelle Angebote können abweichen.

27.2 Der Vertrag verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum, wenn er nicht vor Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt wird. Eine im Kunden- oder Zahlungsportal erklärte Kündigung wird zum angezeigten Periodenende wirksam.

27.3 Kündigungen können über die hierfür vorgesehene Kontofunktion oder mindestens in Textform an info@zendwerk.de erklärt werden. Maßgeblich ist der rechtzeitige Zugang. ZendWerk bestätigt die Kündigung in Textform.

27.4 Add-ons können grundsätzlich zum Ende ihres laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Fest vereinbarte Mindestlaufzeiten und besondere Kündigungsfristen in individuellen Angeboten gehen vor.

28. Außerordentliche Kündigung

28.1 Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Soweit der Grund heilbar ist, ist grundsätzlich eine angemessene Frist zur Abhilfe zu setzen.

28.2 Ein wichtiger Grund für ZendWerk kann insbesondere vorliegen bei schwerwiegender oder wiederholter rechtswidriger Nutzung, Angriffen auf die Sicherheit, vorsätzlich falschen Unternehmensangaben oder erheblichem Zahlungsverzug trotz Mahnung.

28.3 Ein wichtiger Grund für den Kunden kann insbesondere vorliegen, wenn ZendWerk eine wesentliche vertragliche Leistung dauerhaft einstellt, einen erheblichen Mangel trotz angemessener Frist nicht behebt oder eine wesentliche nachteilige Vertragsänderung ohne zumutbare Alternative verlangt.

29. Folgen der Vertragsbeendigung

29.1 Mit Vertragsende endet das Nutzungsrecht. Der Kunde exportiert rechtzeitig die für ihn erforderlichen Daten. ZendWerk stellt die in Anlage 1 genannten exportierbaren Daten auf Anfrage entsprechend Ziffer 30 bereit.

29.2 Nach Abschluss eines Anbieterwechsels oder nach Vertragsende hält ZendWerk exportierbare Daten mindestens 30 Kalendertage zum Abruf bereit, sofern kein längerer Zeitraum vereinbart oder gesetzlich erforderlich ist. Danach werden sie aus Produktivsystemen gelöscht oder anonymisiert.

29.3 Sicherungskopien werden anschließend im Rahmen regulärer, gegen nachträgliche Einzeländerung geschützter Löschzyklen überschrieben. Gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungs-, Nachweis- und Vertragsdaten bleiben bis zum Ablauf der jeweiligen Frist gesperrt gespeichert.

29.4 Eine sofortige Löschung kann verlangt werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsinteressen oder Rechte Dritter entgegenstehen. Vor der Löschung weist ZendWerk auf den Verlust des Abrufrechts hin.

30. Anbieterwechsel und Datenportabilität

30.1 ZendWerk unterstützt Kunden nach Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 („Data Act“) beim Wechsel zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst, zu eigener IKT-Infrastruktur oder beim reinen Export mit anschließender Löschung.

30.2 Der Kunde kann den Wechsel in Textform an info@zendwerk.de einleiten und teilt mit, ob Daten an einen benannten neuen Anbieter, an eigene Infrastruktur oder nur an ihn selbst übergeben beziehungsweise gelöscht werden sollen. Die maximale Kündigungsfrist zur Einleitung des Wechsels beträgt zwei Monate.

30.3 Die verbindliche Übergangsfrist beträgt höchstens 30 Kalendertage nach Ablauf der maßgeblichen Kündigungsfrist. ZendWerk leistet angemessene Unterstützung, wahrt nach Möglichkeit die Geschäftskontinuität und hält ein angemessenes Sicherheitsniveau aufrecht. Ist die Frist technisch nicht durchführbar, informiert ZendWerk innerhalb von 14 Arbeitstagen mit Begründung und nennt einen alternativen Zeitraum von höchstens sieben Monaten.

30.4 Nach erfolgreichem Wechsel gilt der Vertrag als beendet und ZendWerk bestätigt dies. Entscheidet sich der Kunde gegen einen Wechsel und für Löschung, endet der Vertrag nach Ablauf der anwendbaren Kündigungsfrist.

30.5 Exportiert werden die in Anlage 1 abschließend beschriebenen Kategorien in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, regelmäßig als JSON, CSV und/oder in den ursprünglichen Dateiformaten. Technisch notwendige Struktur- und Beziehungsinformationen werden mitgeliefert, soweit sie für eine Weiterverwendung erforderlich sind.

30.6 Bis einschließlich 11. Januar 2027 dürfen Wechselentgelte höchstens die ZendWerk unmittelbar entstehenden Wechselkosten abdecken und werden vor Beauftragung transparent ausgewiesen. Ab 12. Januar 2027 erhebt ZendWerk keine Wechselentgelte. Individuell beauftragte Migrations-, Transformations- oder Beratungsleistungen, die über die gesetzlichen Wechselpflichten hinausgehen, können gesondert vergütet werden.

30.7 Die Abruffrist nach der Übergabe beträgt mindestens 30 Kalendertage. Nach deren Ablauf werden direkt vom Kunden erzeugte oder ihn unmittelbar betreffende exportierbare Daten und digitalen Vermögenswerte vollständig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Ziffer 29.3 gilt für Sicherungskopien.

31. Änderungen dieser AGB

31.1 ZendWerk kann diese AGB für die Zukunft ändern, wenn ein sachlicher Grund besteht, insbesondere eine Rechtsänderung, Sicherheitsanforderung oder nicht nur unerhebliche technische Weiterentwicklung, und die Änderung das Vertragsgleichgewicht nicht unangemessen zulasten des Kunden verschiebt.

31.2 Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit einer verständlichen Gegenüberstellung oder Beschreibung mitgeteilt. Schweigen gilt nicht als Zustimmung zu Änderungen von Hauptleistung, Vergütung, Haftung, Laufzeit oder Kündigung.

31.3 Soweit eine Zustimmung erforderlich ist und der Kunde nicht zustimmt, gelten die bisherigen Bedingungen bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums fort. Beide Parteien können zum Periodenende kündigen. Zwingend erforderliche Sicherheits- oder Gesetzesänderungen dürfen nach Ziffer 13.3 früher umgesetzt werden.

32. Schlussbestimmungen

32.1 Vertragserklärungen dürfen an die im Kundenkonto hinterlegten Kontaktadressen in Textform gesendet werden. Der Kunde hält diese Angaben aktuell.

32.2 Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus dem Vertrag nur mit Zustimmung von ZendWerk übertragen; § 354a HGB und sonstige zwingende Rechte bleiben unberührt. ZendWerk darf den Vertrag im Rahmen einer Übertragung des Geschäftsbetriebs auf einen Rechtsnachfolger übertragen, wenn die Leistungserbringung und Rechte des Kunden dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt werden.

32.3 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Salzgitter ausschließlicher Gerichtsstand, soweit gesetzlich zulässig.

32.4 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht eine strengere Form vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Individuelle Abreden haben Vorrang.

32.5 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung. Eine Beweislastumkehr ist damit nicht verbunden.

Anlage 1: Abschließende Kategorien exportierbarer Daten

Die nachfolgenden Kategorien werden exportiert, soweit der Kunde sie in ZendWerk angelegt, importiert oder durch Nutzung erzeugt hat und keine gesetzlichen Rechte Dritter entgegenstehen:

1. Konto und Betrieb: Unternehmensstammdaten, Einstellungen, Nummernkreise, Benutzer, Rollen, Berechtigungen, Tarif- und Modulzuordnung.
2. CRM und Kontakte: Leads, Kunden, Ansprechpartner, Lieferanten, Subunternehmer, Bewertungen, Notizen, Adressen und Kommunikationsdaten.
3. Projekte und Baustellen: Projekte, Aufgaben, Status, Budgets, Standorte, Bautagebücher, Berichte, Abnahmen, Aufmaße, Kolonnen und Zuordnungen.
4. Vertrieb und Dokumente: Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen, Mahnungen, Lieferscheine, Positionen, GAEB-, ZUGFeRD- und XRechnungsdaten.
5. Artikel und Lager: Produkte, Leistungen, Materialien, Lagerorte, Bestände, Bewegungen, Kommissionierungen und Inventuren.
6. Personal und Zeit: Mitarbeiterstammdaten, Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten, Urlaub, Einsatzplanung, Ausbildungsnachweise und vom Kunden erzeugte Lohnabrechnungsdaten.
7. Buchhaltung: Belege, Kassenbuch, Konten, Buchungssätze, Journale, Anlagen, Bankverbindungen und importierte Banktransaktionen.
8. Fuhrpark und Geräte: Fahrzeuge, Fahrten, Kraftstoff-, Prüf- und Wartungsdaten, Geräte, Seriennummern und Zuordnungen.
9. Kalender und Kommunikation: Termine, E-Mail-Metadaten und -Inhalte, Chatnachrichten, Kanäle, Supportvorgänge sowie vom Kunden erstellte Community-, Stellen- und Marktplatzinhalte.
10. Dateien und Medien: hochgeladene Dokumente, Anhänge, Fotos, Videos, Screenshots, Signaturen und sonstige Originaldateien.
11. Nachweise und technische Kundendaten: kundenbezogene Auditprotokolle, Freigaben, Zeitstempel, Statushistorien, kundenerzeugte API-Konfigurationen sowie notwendige IDs und Beziehungen zwischen Datensätzen.

Nicht exportiert werden: Quellcode und ausführbare Bestandteile von ZendWerk; interne Modelle, Algorithmen, Systemprompts, Schutzmechanismen und nicht kundenspezifische Vorlagen; Passwort-Hashes, Verschlüsselungsschlüssel und Sicherheitsgeheimnisse; interne Betrugs-, Missbrauchs- und Schwachstellendaten; rein interne Plattformtelemetrie ohne unmittelbaren Kundenbezug; Daten von Zahlungs- oder sonstigen Drittanbietern, die der Kunde direkt dort abrufen kann; anonymisierte oder aggregierte Statistiken; sowie interne technische Metadaten, deren Offenlegung Geschäftsgeheimnisse oder Sicherheit gefährden würde, sofern der Wechsel dadurch nicht behindert oder verzögert wird.

Anlage 2: Eckpunkte der Auftragsverarbeitung

Diese Anlage beschreibt den Mindestumfang der gesondert abzuschließenden AVV. Bei Abweichungen geht die unterzeichnete oder elektronisch akzeptierte AVV vor.

Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten zur Bereitstellung, Wartung, Sicherung und Unterstützung von ZendWerk. Die Verarbeitung dauert grundsätzlich für die Vertragslaufzeit zuzüglich der vereinbarten Export-, Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Art und Zweck

Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Anpassen, Auslesen, Abfragen, Übermitteln, Abgleichen, Einschränken, Sichern, Löschen und Vernichten, soweit dies zur Softwarebereitstellung, Synchronisierung, Fehleranalyse, Datensicherung, Supportleistung oder Durchführung dokumentierter Weisungen erforderlich ist.

Datenarten

Unternehmens-, Kontakt-, Beschäftigten-, Bewerber-, Kunden-, Lieferanten-, Subunternehmer-, Projekt-, Standort-, Zeit-, Lohn-, Bank-, Buchhaltungs-, Rechnungs-, Kommunikations-, Dokument-, Foto-, Video-, Signatur-, Geräte-, Nutzungs-, Protokoll- und Supportdaten. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nicht Vertragszweck und dürfen nur bei dokumentierter Notwendigkeit und geeigneten Schutzmaßnahmen verarbeitet werden.

Betroffene Personen

Inhaber, Beschäftigte und Benutzer des Kunden; Interessenten und Endkunden; Ansprechpartner bei Auftraggebern, Lieferanten und Subunternehmern; Bewerber; Auszubildende; Kommunikationspartner sowie sonstige Personen, deren Daten der Kunde rechtmäßig in ZendWerk verarbeitet.

Weisungen und Vertraulichkeit

ZendWerk verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Zur Verarbeitung befugte Personen werden auf Vertraulichkeit verpflichtet. Hält ZendWerk eine Weisung für rechtswidrig, wird der Kunde informiert und die Ausführung bis zur Klärung ausgesetzt, soweit erforderlich.

Sicherheit, Unterstützung und Vorfälle

ZendWerk setzt angemessene Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO um und unterstützt den Kunden im erforderlichen Umfang bei Betroffenenrechten, Sicherheitsvorfällen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und Behördenanfragen. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten werden dem Kunden unverzüglich nach Bekanntwerden mit den verfügbaren Pflichtinformationen gemeldet.

Unterauftragnehmer

Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz geeigneter Unterauftragnehmer. ZendWerk informiert über beabsichtigte Änderungen mit angemessener Vorlaufzeit. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Kann keine zumutbare Lösung gefunden werden, darf der betroffene Dienst außerordentlich gekündigt werden. Unterauftragnehmer werden mindestens gleichwertig verpflichtet.

Kontrollen und Löschung

ZendWerk stellt die zur Nachweisführung erforderlichen Informationen bereit und ermöglicht angemessene Prüfungen nach Vorankündigung, soweit Nachweise oder unabhängige Berichte nicht ausreichen. Nach Ende des Auftrags werden personenbezogene Kundendaten nach Wahl des Kunden zurückgegeben oder gelöscht, sofern keine gesetzliche Speicherungspflicht besteht. Gesetzlich aufzubewahrende Daten werden gesperrt und nur noch für diesen Zweck verarbeitet.