Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Eine PDF allein ist nicht automatisch eine E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung enthält strukturierte Daten, die das System des Empfängers automatisiert verarbeiten kann. Ein einfach per E-Mail versendetes PDF erfüllt diese technische Anforderung nicht zwangsläufig.

Für Handwerksbetriebe sind vor allem zwei Formate relevant: XRechnung als strukturierte XML-Datei und ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten.

Was der Betrieb vorbereiten sollte

Entscheidend sind vollständige Stammdaten und ein sauberer Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung. Je weniger Informationen zwischen Programmen übertragen werden, desto geringer ist die Fehlerquote.

  • Kunden- und Unternehmensdaten prüfen
  • Leistungspositionen eindeutig benennen
  • Leitweg-ID und Bestellreferenzen bei öffentlichen Auftraggebern erfassen
  • Rechnungen revisionssicher ablegen

Der sinnvollste Weg: im normalen Prozess bleiben

E-Rechnungen sollten kein separater Sonderprozess sein. Gute Software erzeugt das benötigte Format aus denselben Daten, aus denen auch die lesbare Rechnung entsteht.

ZendWerk unterstützt ZUGFeRD und XRechnung direkt im Rechnungsablauf. So bleibt die Bedienung vertraut, während die technische Ausgabe im Hintergrund korrekt vorbereitet wird.