Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Der Kontext ist wichtiger als die Menge
Hunderte Fotos auf privaten Smartphones helfen wenig, wenn niemand weiß, zu welchem Auftrag, Datum oder Arbeitsschritt sie gehören. Gute Dokumentation ordnet Informationen direkt beim Erfassen zu.
Eine belastbare Grundstruktur
Einträge sollten chronologisch sein und mindestens Projekt, Datum und verantwortliche Person erkennen lassen. Ergänzende Notizen erklären, was auf einem Foto zu sehen ist.
- Projekt und Standort
- Datum und Uhrzeit
- kurze Beschreibung des Ereignisses
- Fotos oder Dokumente
- verantwortliche Person
Büro und Baustelle arbeiten mit demselben Stand
Wenn die Dokumentation zentral gespeichert wird, kann das Büro Rückfragen schneller beantworten und Unterlagen für Abnahme oder Abrechnung vorbereiten.